Így rakd rendbe e-mail fiókodat fél óra alatt


Kipucoltam az Inbox-ot az E-mail fiókomban.
Nem tartott nagyon sokáig. Talán ha fél óra volt az egész, és most tényleg üres.
Gondolhatod: Biztosan nem volt sok E-mail amúgy sem… Dehogynem! 3000+ olvasatlan.
Hát ezt meg hogy…?
Természetesen minden e-mail fontos a számomra. Az évek során mindet egyenként átfutottam, és ami valóban nekem lett címezve, meg is nyitottam. Fórumokat nem olvastam olyan rendszeresen, ahogyan illett volna. Bár igyekeztem távol tartani ettől a címemtől a hírleveleket, mégiscsak volt néhány olyan szolgáltatás, ami frissítéseket küldött ide, és persze volt sok olyan E-mail, amit feleslegesen kaptam, tudtam, hogy miről van szó, megkaptam egy másik címen is, vagy kinyomtatva, de azért elküldték… Régebben kaptam ide néhány olyan hírlevelet, amiket azóta lemondtam, mert sosem olvastam őket. De az évek során semmit sem szerettem törölni. Minden fontosnak tűnt. Szerettem volna, hogy visszakereshető legyen minden téma. Szerettem volna szépen elrendezni ezeket a mail-eket fiókokban, hierarchikus rendszerekben, al- és főmappákban…

Első problémám az volt, hogy a Gmail nem tudott nekem mappákat gyártani, csak címkéket. Sokáig nem jöttem rá, hogyan lehet így az Inbox-ból elrámolni a dolgokat.
Azután következett a felismerés, hogy a „címkék” igazából kvázi mappákként funkcionálnak, bőséges kattintgatások, bűvészkedések mellett sanszos, hogy bele is talál az ember. Így kezdtem el válogatni a közel 4000 E-mail-t, és becsületemre legyen mondva, hogy valami 500-at el is rámoltam napokon keresztül tartó küzdelemmel. Hamar el is ment tőle a kedvem, és az E-mailek száma ismét lassú növekedésnek indult.

Márpedig ha az embernek van 3000+ e-mailje, már megnyitni sincs kedve a fiókját. Átláthatatlan dzsungellé válik az egész, ahol nagyon könnyen megbújik egy kulcsfontosságú információ. A rendetlenség pedig lélekölő, még ha tetszelgünk is a káoszt átlátó zseni szerepében. Szóval ezzel valamit kezdenem kellett.

Ekkor jött a sugallat.
Nem magamtól. Michael Hyatt, egy keresztyén hatékonysági tréner, író, könyvkiadó, blogger mutatott rá, mit is kell tennem. Az eredeti cikket itt találjátok.
Először is átnéztem a legfrissebb 100 e-mailt, és kiválasztottam azt a 10-15-öt, amivel a napokban még dolgom lesz. Azokat átpakoltam egy hozzáférhető helyre.
Másodszor mindet kijelöltem, ami az Inbox-ban maradt, és rákattintottam az „archivál” gombra.
Eltűntek. Üres lett. Nem volt ott SEMMI! VÁÁÁÁÁÁÁÁÁÁÁÁÁÁ!
Aztán ugyanezt megcsináltam a fórumoknál, a hirdetéseknél és az update-eknél. Ott nem is nagyon válogattam. Puff neki törlés!

De hát – kérdezheted – mi van, ha valami fontos elveszett?
Semmi. Ha tényleg fontos, valakinek meglesz.
„De nem felejtesz el akkor valamire válaszolni?”
Nos, az első 100-at átnéztem, ott nem volt semmi lényeges, vagy ha volt is, azt kiszedtem. Amúgy meg, ha valami tényleg fontos, csak lesz valaki, aki noszogat, felszólít, emlékeztet… Ezeket úgysem úszom meg.
„Nem lett volna jobb téma szerint szétválogatni őket?”
Mégis hogyan? „Namostakkorezitten… Dezsőtől jött, mehetne a Dezsőtől mappába, de ugyanakkor meg Jóska ügyéről szól, ezért lehetne a Jóska mappában is, ráadásul van benne szó egy tevéről, tehát a Teve mappa is megfelelne. Esetleg készítek belőle másolatot mindhárom helyre…” Könyörgöm! Az archivált levelek megvannak! El se vesztek, csak épp nem látszanak. Viszont rájuk lehet keresni. Így semmilyen jelentősége nincs a téma szerinti mappázásnak. Csak beírom a keresőbe, hogy „Dezső”, vagy „Jóska”, vagy „Teve” és ott is van szépen rendbe szedve.
Ha az archiválás, mint lehetőség nincs a levelező rendszerünkben, egyetlen „archív” mappára lesz csak szükség. Oda mehet minden.

Ha tehát a szemet gyönyörködtető üres inboxunkba érkezett egy levelünk, ezután kezelhetjük úgy, ahogyan a teendőink listájában egy feladatot:
1, Van teendőm vele?
2, 2 perces, vagy rövidebb időt igénylő feladat? Ha igen, csináljuk meg, válaszoljuk meg azonnal!
3, Ha 2 percnél hosszabb időt igényel: Biztos, hogy én vagyok a megfelelő személy? Ha nem, tovább is küldhetem.
4. Ha az én feladatom, akkor nekiláthatok azonnal, vagy felvehetem a tennivalóim listájára, adhatok neki egy határidőt.
5. Amikor megcsináltam a feladatot, feltehetem a kérdést, hogy a kapott e-mailben van-e olyan fontos információ, amit később elő kell tudnom ásni. Esetleg lehet-e szükség arra, hogy másoknak is megmutassam az eredeti e-mailt? Az esetek többségében a válasz mindkétszer: NEM. Tehát lehet törölni. Esetleg egy-két fontos adatot vagy elérhetőséget felírhatunk egy megfelelőbb helyre. Ha viszont a válasz IGEN, akkor rányomunk ismét az archiválás gombra, vagy berakjuk az „archív” mappába.

Amire Michael Hyatt felnyitotta a szemem, és visszagondolva magamon is észrevettem, hogy a bonyolultabb, összetettebb rendszerek oda vezetnek, hogy halogatom a dolgaimat, mert fázom a magamnak okozott maceráktól. Bizonyos esetekben sok időt töltök el azzal, hogy kialakítsak ilyen összetett rendszereket, majd lusta vagyok használni őket. Az egyszerűbb jobb.

Az embernek megvannak a „filléres emlékei”, amelyektől nem válik meg szívesen. Mindhez van egy-egy története. Talán az, akitől kaptuk, már nincs is közöttünk. Vagy azóta felnőtt…
Na az e-mailek egyáltalán nem ilyenek. Ne legyünk szentimentálisak fórumokon küldözgetett, vagy munkával kapcsolatos e-mailekkel! Ne engedjük magunkat elárasztani!

Nos, ez az én új elhatározásom. Egyelőre sokkal könnyebb szívvel ülök le az e-mailek elé, amióta a szemem előtt csak az elintézetlen és fontos ügyek vannak.
Maga a filozófia is elgondolkodtató, és az élet sok más területére is igaz, és segít rendet tenni, nem csupán a környezetünkben, hanem a fejünkben először.

Print Friendly

Megjegyzés hozzáfűzése

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.