Időbeosztás – 5 tipp, hogyan végezzünk többet kevesebb idő alatt


Egyik nap feleségemmel talán épp a feszített időbeosztás témájában beszélgettünk, némiképp ironizálva, hogy oldjuk a feszültségünket. Én valami olyasmit mondtam, hogy Isten rendelte el, hogy a nap 24 órából álljon. Mire ő szinte azonnal rávágta némi kaján iróniával: „Nem, az már a bűneset következménye. Eredetileg 48 óra volt.”

Ki ne szeretné, hogy az idő kicsit megálljon? Ha pl ez az egész világ nyugton tudna maradni egy hónapig. Csak én mozgok, intézkedek, behozom a lemaradást, kipihenem magam, majd egy csettintésre újraindítok mindent, és kipihenten, magabiztosan folytatom a munkát… Álom, álom, édes álom… Mindenesetre a megoldásokat sokszor abban keressük, hogy hogyan lehetne több időt tölteni a munkával, és azon kesergünk, hogy sehogy.

Lehet, hogy már hallottatok több területen is a 80-20 szabályról, amit megalkotójáró neveztek el Parreto-elvnek. Az élet és a tudományok több területén is alkalmazható. Pl. az ifi órán valószínűleg a gyerekek 20%-a ette meg a vaníliás karika 80%-át. 🙂

Ki gondolta volna!

Időbeosztás tekintetében az ezzel foglalkozó „brit tudósok” megfigyelték, hogy a munkanapunk 20%-ában végezzük el a feladataink 80%-át. Ennek pedig van egy súlyos következménye: bebizonyosodott, hogy a munkanapunk 80%-ában a feladatainknak csupán 20%-át végezzük el. Egy 8 órás kötött munkaidőre vetítve ez azt jelenti, hogy a feladataink nagy részét 1 óra és 36 perc alatt vágjuk kenterbe. Azaz két óra alatt el is felejthetnénk az egészet, mégis ott ülünk egész nap. Ha pedig ugyanebben a tempóban tudnánk dolgozni egész nap, akkor nyolc óra alatt négy napnyi feladatot tudnánk elvégezni. Ha pedig a munkaidőt kitoljuk egy picit, tíz óra alatt készen leszünk a heti feladatainkkal, és kedden már be sem kell jönni dolgozni. (Ez persze a gyártósoron nem érvényes. Ott az emberek dolgoznak, mint a gép. Néha kicsit több selejtet gyártanak, mikor lankad a figyelem, de a szalag nem fog lassítani.)

Tényleg ez történik? Próbaképp néhány napig vezethetünk időbeosztás-naplót! Meg fogunk lepődni. Ha egy író két órán át csak a könyvére tud figyelni, óriásit halad. Utána azonban zsibong a feje. Ha valaki ki akar menni szórólapozni, prédikálni, táblarajzozni, mennyi időt tölt ott ténylegesen? Készülődés, csomagolás, utolsó kávé, imádkozás (nélkülözhetetlen), utazás, az ideális helyszín keresése, előrámolás… Ha most egy órán át maximálisan sikerül arra figyelnünk, hogy embereket érjünk el, akkor már nem keltünk fel hiába aznap.

Vagy mi történik, mikor előadásra, prédikációra, egyebekre kell készülnünk? Mennyi időt vesz igénybe az előkészület, a megfelelő körülmények megteremtése, és mennyi idő az, amikor valóban csak az adott témával foglalkozunk? Mennyi időt töltünk olvasgatással (tényleg nem árt alaposnak lenni), és mennyi az az idő, amikor valóban az üzenettel, avagy a megírással tusakodunk?

Mi lenne, ha napi nyolc órában maximálisan tudnánk fókuszálni? Ha így ebben a formában most még távol is van tőlünk, látjuk, hogy ebben bizony vannak tartalékaink. Lássunk néhány olyan területet, ahol időbeosztás tekintetében kis lépésekkel nagyot mozdíthatunk:

1, Mi történne, ha bizonyos feladatokkal nem kellene foglalkoznunk?

Vegyünk pl. egy missziós kampányt, ahol a résztvevők egész nap kint voltak a szolgálatban! Este 7-kor vacsora, majd egy további megbeszélés, imaközösség, és konyhai szolgálatra is be van osztva, azaz ma neki kell mosogatnia a csapat után. Késő este ér vissza a szobájába, és rájön, hogy kifogyott a tiszta ruhákból. Most mi legyen? Kimos némi fehérneműt, kirakja szellőzni a pólóját. Másnap pedig fáradtan indul a napja. Elalszik az áhítaton, és a szolgálatra is nagyon nehezen szedi össze magát. Útközben még venni akar ásványvizet, de sajnos az idő már az utcai szolgálatból telik. Délben ebéd után, mikor lenne egy kis pihenőidő, elkezdi felderíteni a környéket, hátha van egy mosoda… Mi lenne, ha segítséget kaphatna? Ha nem kellene mosogatással, pakolászással, mosással foglalkoznia? Ha indulásnál valaki a kezébe nyomná az összekészített táskáját, benne egy üveg ásványvízzel és egy kis rágcsálnivalóval? Kipihent lenne, időben indulna és a munkára tudna fókuszálni.

Mikor minden aprósággal mi magunk akarunk foglalkozni, hasonlóan lemondunk az igazán fontos dolgokról.

2, Mi lenne, ha az időbeosztás pihenőidőket is tartalmazna a napunk során?

Előfordult már, hogy egy órán át próbáltál ébren maradni, miközben a kezed alatt alig történt valami? Sajnos a mai ember a villanykörte feltalálása óta jóval kevesebbet alszik, mint a korábbi generációk. A régiek korán keltek, korán feküdtek. A hosszú téli estéken hamar ágyba jutottak, nyáron pedig a legnagyobb melegben pihenőt tartottak.

Többek tapasztalata, hogy egy nagyon rövid szundítás hirtelen frissítő tud lenni. Sajnos a szundi összekapcsolódott a fejekben a lustaság fogalmával (Nappal alszol? Beteg vagy?), holott akár 5-10 perces szundítás alkalmas lehet arra, hogy utána pörögni tudjunk a munkában. Különösen kreatív munkában nagy segítség. Vigyázat! Egy kiadós (30 percnél több) alvás vezethet oda, hogy alig tudunk magunkhoz térni, és további fél/egy órán át semminek sem hívnak minket. Tapasztaljuk ki, mi az ideális!

3, Mi lenne, ha gondosabban terveznénk, hogy mivel foglalkozunk?

Mi lenne, ha nem kellene hosszú ideig keresgélni, mit is akartunk csinálni? Pl. ha olyan rendszereket alakítanánk ki magunk számára, amelyek segítenek a feladatlistánkat frissen tartani? Mikor itt az ideje, valóban a következő fontos feladatnak látnánk neki.

4, Mi lenne, ha ki tudnánk szűrni bizonyos zavaró tényezőket?

Az a bizonyos 20% egy különleges állapot. Csíkszentmihályi Mihály professzor kutatta ezt a jelenséget, és nevet is adott neki: Flow állapot. Mikor a munkánk annyira leköt, és örömmel tölt el, hogy enni is elfelejtünk, és a WC-re is csak az utolsó pillanatokban indulunk el. Egy ostoba telefonbeszélgetés, vagy egy pittyenés a Facebook ablaknál ezt az állapotot agyoncsapja. Szükség van rá, hogy amikor dolgozunk, ne foglalkozzunk semmi mással! Ha prédikáció közben megszólal a telefonunk, nem nézzük meg. Jobb esetben észre sem vesszük, mert kikapcsoltuk. Mi lenne, ha a prédikációra készülés idejére is le lenne némítva? Egy eleve betervezett szünetben visszahívhatjuk azt, aki keresett. De ne csak a telefont némítsuk le! Kapcsoljuk ki a Facebook-ot és a TV-t is! Nehéz lesz hozzákezdeni, de át fogunk jutni a holtponton, és remekül fogunk haladni.

Duna Pozsony fölött

Mikor a gondolataink zavartalanul hömpölyögnek… 🙂

5, Mi lenne, ha a testünket is jobb formába tudnánk hozni egészséges táplálkozással és több mozgással?

Mi köze ennek az időbeosztás-hoz? Nagyon is sok. A munka ugyanis energiát emészt fel. Facebook-on kattintgatni, vagy cicás videókat nézegetni konkrétan tényleg kevesebb vércukrot használ fel, mint ha írunk, készülünk, tanulunk, vagy nehéz beszélgetéseket folytatunk.

Mikor nekiülünk egy adott feladatnak, az agyunk számára energiába kerül a tudatos döntés a sodródással szemben. Ha pedig nincs energia, az agyunk úgy fog spórolni, hogy nem hoz tudatos döntést, nem hajlandó koncentrálni.

Ha pl gumicukorral, vagy kólával próbáljuk magunkat ébren tartani, az extra cukorbevitelt a szervezetünk igyekszik inzulinnal kompenzálni, így a hirtelen felszaladt vércukor hirtelen le is esik, mi pedig kómásan kattintgatunk cicás videók között, és nem értjük, miért nem bírunk hozzákezdeni a fontos dolgokhoz. Az egészségesebb ételek hosszabb távon stabilabb vércukorszintet eredményeznek.

A testmozgás, séta, edzés szintén nem elveszi az energiát, hanem a vérkeringést javítva több energiához juttatja az agyat. A tapasztalat az, hogy a testmozgás segít az odafigyelésben.

Úgy érezzük, nincs napi 20 percünk sétálni kocogni, szobabiciklizni? Nincs 15 percünk szundítani ebéd után? Nincs 15 percünk átgondolni az aznapi feladatokat, és hetente fél óránk megtervezni a hetünket? Gondoljunk bele abba, mennyi időbe telik álmosan kattintgatni a feladataink között, miközben a 8 óra munka alatt talán csupán 1 óra és 36 perc eredményét érjük el!

Fitness

Cipőket bekötni! Gyűjtsünk egy kis energiát!

Print Friendly

Megjegyzés hozzáfűzése

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.