Blog

Avagy Getting Things Done

Talán mindannyian ismerjük a véget nem érő tennivaló-listákat, amelyeknek annyiszor nekifutottunk már, és olyan sokszor vallottunk vele kudarcot. Aki soha semmit nem felejt el, és vagányul boldogul a teendők listájával, most nem kell tovább olvasnia. Csak azokhoz szólok akik olyanok, mint én. Akik fejfájást kapnak a „futó alkalmazásoktól”, vagy más képpel élve, egyre több labdát kell a levegőben tartaniuk, és időről időre elejtenek egyet-egyet, ami aztán fájdalmas irgum-burgumokat, elmulasztott alkalmakat jelent.

Miért is akarjuk leírni a feladatainkat? Mert a fejünk nem káptalan. És tényleg nem. Felesleges energiapocsékolás minden feladatot fejben tartani. Régen ez persze nem így volt. Az embernek megvolt a napi feladata. Szántani szántás idején, kapálni kapálás idején, templomba menni vasárnap… ezen túl egy-egy ügyet kellett elintéznie. Merenghetnénk azon, hogy ez mennyire jó életforma volt, és mennyire Isten tervének megfelelő, és hogy a rohanó világunk hajszolja a nemtudommit… Talán még igazad is van ebben, de ez most nem fog segíteni nekünk. Ugyanis a világunk jóvátehetetlenül megváltozott. Mi pedig, akik ezt a blogok írjuk és olvassuk, arra tettük fel az életünket, hogy ott leszünk, ahol az emberek vannak. Igen, a rohanó világban.

A missziókat és egyházakat kötik a törvényi követelmények, jelentési kötelezettségek. Az egyszerű lelkipásztort is utoléri az online jelentésírás, a kommunikáció új lehetőségei és kihívásai. Mindenkinek mindenféléket ígérünk, projektekben veszünk részt, és közben ott van a család, a háztartás, a gyerekek iskolája, különféle felkérések, konferenciameghívások… Felgyorsult az utazási idő, kitágult a mozgásterünk. Ötven évvel ezelőtt egy vendég igehirdetőnek vacsorát és szállást kellett adni, ma már komolyan gondolja, hogy a szolgálat után hazamegy mert másnap utaznia kell az ország másik végébe.

Tehát nem tudjuk elkerülni, hogy a fejünk mindenfélékkel legyen tele, és szükségessé váljon a teendők listáját összeállítani.

Egyik pont, ahol sokan elvéreztünk, hogy elkezdtük mindenféle helyekre felírni a teendőket. Ezeket azután nem vezettük össze. Egyiknek is és másiknak is megígértük, hogy ott leszünk két különböző helyen ugyanabban az időben.

A teendők listájának egyetlen helyen kell lennie!

A másik pont, hogy a teendők listáját elfelejtettük megnézni, mert nem volt felírva a teendők listájára. De még ha fel is lett volna írva rá, meg kellett volna néznünk, hogy eszünkbe jusson.

A teendők listáját át kell tekinteni rendszeresen, meghatározott időkben. Ennek rituálévá kell válnia.

Aztán jött a halálos csapás: Meg kéne csinálni. Tudom. Rajta van a listán. De ma hozzá nem kezdek! Inkább holnap. Vagy a jövő héten. Vagy csinálja, akinek három anyja van!

AHA! A LUSTASÁG!!! SZÉGYELLD MAGAD! Álljon meg picit a hegyi menet! Mielőtt súlyos ítéletet mondanánk magunkra, fussunk meg még két kört!

Az első kör: amit felírtunk, lehet, hogy nem is feladat! Több annál. Annyi minden kellene hozzá előkészítésképpen, és lezárásképpen, hogy nem hisszük el igazán komolyan, hogy ezt meg lehet csinálni. Ha mégis megcsináljuk, azzal elmegy az egész nap, de talán készen sem lesz, és megy rá a következő nap is.

Vegyünk egy példát:

Kicserélni a villanykörtét.

-Sötét van.

Másnap: Nincs itthon körte. Majd kicserélem, ha lesz.

Harmadnap: Nem vettem villanykörtét.

Negyednap: Vettem villanykörtét, de nem jó a foglalatba. A fene gondolta, hogy ez mignon-foglalatos!

Tényleg öt napig tart kicserélni egy villanykörtét? Nem. De ehhez az első pillanatban érdemes látnunk, hogy ez a feladat nem egy egyszeri kivitelezhető feladat, hanem egy összetett tevékenység. Mi ennek az első lépése? Kivenni a kiégett izzót, és megnézni a foglalatát. Azután átgondolni, mikor megyünk boltba, és a bevásárló listára felírni, hogy mignon foglalatba való villanykörtét venni! Mikor aztán megvolt a vásárlás, kinézni a következő olyan pillanatot, amikor világos van, és otthon vagyok, hogy ezt az egyébként párperces feladatot megcsináljam.

Tehát ha a listán torlódnak a feladatok, gondoljuk át alaposan, hogy miféle feladatok ezek! Lehet, hogy valójában projektekről van szó? Vicces a villanykörte kicserélését így nevezni, de tény, hogy több lépésben lehet csak megoldani. Mi a következő lépés, ami miatt elakadt a feladat? Ez a lépés kívánkozik igazából a listára. Pl kivenni a kiégett körtét, vagy megnézni a foglalatot…

Lehetséges az is, hogy egy fontos feladatot azért nem kezdtünk el, mert öntudatlanul is feltételévé tettünk valamit, ami kilátástalanul nagy feladat. Pl megkeresni egy fontos dolgot, amit viszont csak egy alapos rendrakással érhetünk el. Az alapos rendrakásra viszont nem lesz elég időnk, így aztán áltatjuk magunkat és toljuk magunk előtt a feladatot. Önmagában mindegyik lépés fontos és előremutató volna, de lehet, hogy ez a fontos valami pótolható mással. Újra lemásolhatjuk, beszerezhetjük, vagy mással pótolhatjuk, így a listánkon elkészül valami fontos és sürgős. Aztán majd jöhet a rendrakás is. Ha ilyesmin akadtunk fenn, gondoljuk végig, hogy milyen más lehetőségeink vannak a továbblépésre!

Az is lehetséges, hogy az áttekintett feladatok között találunk olyat, amivel valójában semmit sem kell kezdenünk. Nem fontos. Engedjük el! Az is lehetséges, hogy az adott feladatot át is adhatjuk valaki másnak. Ne akarjuk büszkeségből mi végezni!

A lépések tehát a következők:

1, Írjuk össze mindazt, ami a szívünket nyomja! Terveinket, munkáinkat, feladatainkat, teendőinket, ígéreteinket, csontvázakat a szekrényünkben… Mindent, ami futó programként terhel, amit nem szabad elfelejtenünk. Legyen az családi, munkahelyi, szolgálati, gyülekezeti, missziói feladat, befizetni való, vagy nagyobb horderejű célok!

2, Vegyük át a listát!

• Van vele igazából teendőnk? Tényleg meg kell csinálnunk? (Ha nem, már húzhatjuk is ki.)
• Hosszabb mint 2 perc? (Ha nem, csináljuk meg!)
• Rábízhatjuk valaki másra? (Ha igen, akkor a „Várakozik” listára kerül.)
• Elvégezhető egy lépésben? (Ha igen, akkor ez egy teendő, ha nem akkor projekt. Tegyük át a projektek listájába!)
• Van-e határideje? Ha van, írjuk be! Ha nincs, akkor is érdemes elgondolkodni rajta, mikorra szeretnénk elvégezni az adott feladatot.
• Vegyük fel a naptárunkba is!

3, Ha végeztünk a listával, kezdjük el megcsinálni a feladatokat! Élvezzük ki, ahogy fogy a listánk, illetve gyarapodnak az elvégzett feladatok!

4, Naponta tekintsük át! Döntsünk, hogy aznap milyen feladatokat szeretnénk megcsinálni!

5, Hetente nézzük át az összes listánkat!

• az elvégzett feladatokat
• a következő hétre átcsúszott feladatokat (miért nem végeztük el őket?)
• a projekteket (Mi a következő lépés? Van-e határideje a projektnek? Tudod tartani? Milyen feladatokat kell ezen a héten elvégezned, hogy ez sikerüljön?)
• a „Várakozik” listát (van köztük sürgős? Rá kell kérdezned valamelyikre?)
• Írd ki a következő hét új feladatait, amik még nincsenek fenn! Azokat is nézd át a 2. pont szerint!

A listát természetesen felírhatod jegyzetfüzetbe, vagy használt határidőnaplóba is. A lényeg, hogy egyetlen bejövő listád legyen! Ne legyenek kallódó jegyzeteid és megkezdett, félbehagyott füzeteid! Megoldhatod ragadós cetlivel, vagy a faladon csumisszal is ragasztgathatod a feladataidat. De ha van rá lehetőséged, akkor használj egy telefonos alkalmazást! Én magam a Trello-t használom. Fantasztikus, látványos, színes…

Készíthetünk benne táblákat, a táblákon listákat, a listákban pedig kártyákat.

Nekem van egy Aktív táblám, ahol a heti teendők vannak elrendezve. Itt van az Inbox, ahová az új feladatokat és ötleteket gyűjtöm, majd pedig mint a levelező programban, elszortírozom őket. Külön listája van a Mai teendőknek, a heti feladatoknak, a kész feladatoknak.

A másik táblám a Projekt elnevezésű. Itt a Projekt lista, a Várakozik lista, az „Egyszer talán” lista és a „Később” lista szerepel. A „várakozik” lehet a kiadott feladatok listája, míg a „később” a következő heti egyszerű feladatok helye. Őket a vasárnapi áttekintésben fogom átemelni.

Lehet még cifrázni, de ennyi listával már működik a rendszer.

Amit fentebb körvonalaztam, David Allen nevéhez köthető, aki könyvet is írt GTD azaz Getting Things Done nevű módszeréről. Először egy rövid ismertetőt olvastam róla Leskó Norbert (Mini CRM – nem reklám céljából. Nem az ő terméküket használom.) tolmácsolásában, aki egy feliratkozás fejében bárkinek szívesen elküldi egy e-book sorozat keretében. Szívből ajánlom.

Később még szeretnék írni a feladatokról. Ha valamivel nem boldogultok, addig is bátran kérdezzetek!